Какие первичные документы хранятся в обособленном подразделении


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Если Вы не смогли найти ответ на Ваш вопрос на страницах - просто задайте его.
Это быстро и абсолютно бесплатно!


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Как организовать учет и хранение документов, если часть из них ведется в электронном формате? Как хранить такие документы? Как обеспечить связь между бумажным и электронным архивом документов? Организации могут использовать электронные хранилища документов, которые позволяют автоматизировать процесс управления документооборотом и делопроизводством в компании. Такие системы дают возможность создавать единые базы документов, программы облегчают процесс сканирования бумаг с автоматическим сохранением электронных копий в базе данных. Хранение бумаг возможно осуществлять и на бумажных носителях, и на цифровых.

Вопрос: Мы строительная компания. Подскажите, пожалуйста, с г.

Вопрос: Нужно ли сдавать нулевую декларацию, если в отчетном периоде хозяйственная деятельность не велась? Ответ: В соответствии со статьей 14 Федерального закона от


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)


Первичные документы бухгалтерского учета

Журнал "Налоги и платежи". Деятельность коммерческой организации часто не ограничивается территорией одного муниципального образования. Тогда организация создает филиалы и представительства - обособленные подразделения, расположенные вне места нахождения организации. В настоящей статье рассматриваются правовые аспекты деятельности таких организаций, а также особенности их бухгалтерского учета и налогообложения.

Представительство отличается от филиала своим функциональным назначением: оно представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту. Филиал же осуществляет все функции организации или их часть, в том числе и функции представительства.

Отметим, что выделяя лишь два вида обособленных подразделений юридического лица, ГК РФ не ограничивает юридическое лицо в создании обособленных подразделений иных видов. Филиал представительство не является юридическим лицом. Это структурное подразделение организации, его составная часть.

Из этого положения вытекают следующие особенности функционирования филиала представительства : филиал представительство осуществляет деятельность только от имени создавшего его юридического лица; ответственность по обязательствам филиала представительства несет создавшее его юридическое лицо даже в тех случаях, когда действия филиала представительства осуществляются якобы не от имени юридического лица ; филиал представительство может предЪявлять иск в судебные органы только от имени юридического лица; государственная регистрация филиала представительства действующим законодательством не предусмотрена не следует путать государственную регистрацию с постановкой на учет в налоговых органах ; филиал представительство наделяется имуществом создавшим его юридическим лицом, при этом сам филиал представительство не является собственником переданного ему имущества; филиал представительство не имеет самостоятельного баланса.

Данные баланса филиала представительства включаются в общий баланс юридического лица. В акционерном обществе решение о создании филиала представительства принимается Советом Директоров наблюдательным советом.

В обществе с ограниченной ответственностью таким правом обладает Общее собрание участников. Следует обратить особое внимание на то, что после принятия решения о создании филиала открытия представительства в устав юридического лица должны быть внесены соответствующие изменения, поскольку в силу ст. Государственная регистрация изменений, вносимых в устав в связи с образованием филиалов представительств , с 1 июля года производится в порядке, установленном главой VI Федерального закона от Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности.

При этом нужно обратить внимание на то, что доверенность, определяющая круг полномочий, выдается именно руководителю филиала представительства , на его имя, а не филиалу или представительству в целом. Примерная форма доверенности выглядит так. Доверенность N 45 г. Москва, 18 июня г. Открытое акционерное общество "Тополь" в лице генерального директора Иванова П.

Калуги Подпись доверенного лица Петрова Н. Доверенность выдана сроком до 1 июня г. Иванов Основным внутренним документом, регламентирующим деятельность филиала представительства , является Положение о филиале представительстве. Состав информации, подлежащей раскрытию в данном документе, определяется головной организацией самостоятельно. В Положении целесообразно предусмотреть, как минимум, следующие разделы: - цели, задачи и функции филиала представительства ; - виды осуществляемой деятельности; - органы управления филиалом представительством ; - источники образования имущества; - порядок взаимодействия с органами головной организации; - контроль за деятельностью филиала представительства.

Следует отметить, что вне зависимости от осуществляемых обособленным подразделением функций, по месту нахождения филиала представительства организацией может быть открыт банковский счет , право распоряжаться которым предоставляется руководителю обособленного подразделения. Основными факторами, влияющими на постановку учета в филиале или представительстве, являются функции обособленного подразделения и виды его деятельности, территориальная удаленность обособленного подразделения, организация финансовых и товарных потоков между головной организацией и обособленным подразделением, обЪем совершаемых хозяйственных операций, источники финансирования расходов обособленного подразделения, разграничение полномочий по принятию управленческих решений между головной организацией и обособленным подразделением.

По характеру организации учетного процесса все филиалы представительства можно условно разделить на два основных вида: выделенные и не выделенные на отдельный баланс. Такие подразделения обычно выполняют одну - две задачи, не сопряженные со сложным технологическим процессом. Обособленные подразделения, не выделенные на отдельный баланс, как правило, не имеют отдельного банковского счета.

Все средства, как денежные, так и материальные, они получают от головной организации. В рассматриваемом случае филиал не ведет бухгалтерского учета и, соответственно, не имеет в своем штате бухгалтера бухгалтерской службы.

Первичные учетные документы, оформляемые филиалом представительством , в установленные внутренними нормативными документами сроки передаются в бухгалтерию головной организации. Бухгалтерия производит обработку указанных документов и отражает их в учете. При этом операции, имущество и обязательства, связанные с деятельностью обособленного подразделения, учитываются головной организацией на отдельных субсчетах.

Однако первичные документы могут и не передаваться в бухгалтерию головной организации, если в обособленном структурном подразделении есть бухгалтер, который осуществляет первичную обработку документов филиала представительства и их систематизацию.

В таком случае в головную организацию передаются реестры документов или справки бухгалтера обособленного подразделения. Записи в бухгалтерском учете производятся бухгалтерией головной организации на основании вышеназванных документов.

Необходимо подчеркнуть, что учетная политика организации, имеющей обособленные подразделения, не выделенные на отдельный баланс, должна включать в себя информацию о постановке учетного процесса в таких обособленных подразделениях. В рабочем плане счетов необходимо предусмотреть отдельные субсчета для филиалов представительств , не выделенных на отдельный баланс, а формы справок, реестров или иных документов, представляемых бухгалтером обособленного подразделения если такой предусмотрен , должны быть утверждены в приложении к учетной политике.

Кроме того, внутренними нормативными документами организации необходимо установить строгий порядок оформления и учета операций обособленного подразделения, порядок документооборота между головной организацией и обособленным подразделением, в том числе перечень ответственных лиц, сроки и способ доставки документов в бухгалтерию головной организации.

Бухгалтерская служба производит обработку, систематизацию и хранение первичной документации, ведет бухгалтерский учет всех операций, имущества и обязательств, связанных с деятельностью обособленного подразделения, осуществляет формирование бухгалтерской отчетности обособленного подразделения. В соответствии с п. Следовательно, отчетность обособленного подразделения является внутренней отчетностью и подлежит передаче в бухгалтерию головной организации для составления бухгалтерской отчетности организации в целом.

Другими словами, баланс юридического лица включает в себя балансы обособленных подразделений и баланс головной организации. Следует особо отметить, что филиалы и представительства не вправе разрабатывать собственную учетную политику. Вне зависимости от видов деятельности, места нахождения и иных факторов они должны руководствоваться единой учетной политикой организации и единым рабочим планом счетов.

Данное требование предусмотрено п. На практике это требование, к сожалению, нередко нарушается, причем чаще всего - подразделениями, деятельность которых существенно отличается от основной деятельности организации например, головная организация - производственное предприятие, а подразделение - база отдыха.

Очевидно, что если такие подразделения используют различные рабочие планы счетов различную степень детализации, различную кодировку и пр. Необходимо обратить внимание на то, что учетной политикой организации должен быть предусмотрен порядок организации бухгалтерского учета и отчетности подразделений, выделенных на отдельный баланс, в том числе порядок и сроки представления бухгалтерской отчетности, формы передаваемых документов включая расшифровки, справки и пр. Особенности расчетов с обособленным подразделением Для обобщения информации о всех видах расчетов с филиалами и представительствами, выделенными на отдельные балансы, предназначен счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты".

К счету счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты" могут быть открыты субсчета: "Расчеты по выделенному имуществу", "Расчеты по текущим операциям". Аналитический учет по счету 79 "Внутрихозяйственные расчеты" ведется по каждому филиалу представительству , выделенному на отдельный баланс.

В связи с этим отражение такой операции на счетах реализации было бы грубой ошибкой. Передача основных средств обособленному подразделению при передаче амортизируемого имущества передается и накопленная амортизация : а Д79 - К 01 "Основные средства", Д02 "Амортизация основных средств" - К 79 у передающего подразделения б Д 01 "Основные средства" - К 79, Д 79 - К 02 "Амортизация основных средств" у получающего подразделения 3.

Передача расходов одного подразделения другому по специально утвержденным внутренним документам - справкам, авизо : а Д 79 - К 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы" у передающего подразделения б Д 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы" - К 79 у принимающего подразделения.

Необходимо иметь в виду, что на предприятиях, в которых на отдельный баланс выделены подразделения, являющиеся звеньями одной технологической цепочки, передача имущества и затрат может происходить не только между головной организацией и подразделениями, но и между самими обособленными подразделениями.

В большинстве случаев корреспонденция счетов в передающем и принимающем подразделениях будет зеркальной, то есть счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты" будет корреспондировать с одним и тем же счетом, только в одном подразделении - по дебету, а в другом - по кредиту. Однако иногда такая закономерность может и нарушаться. Например, в том случае, когда торговое подразделение, выделенное на отдельный баланс, передает часть товаров в производственное подразделение: товары списываются со счета 41 "Товары" и принимаются на счет 10 "Материалы".

Построение учета расчетов с обособленным подразделением, выделенным на отдельный баланс, во многом определяется тем, имеет ли подразделение отдельный банковский счет. В случае, когда обособленное подразделение наделено правом распоряжаться банковским счетом, оно самостоятельно оплачивает расходы связанные с его деятельностью, а источником денежных средств является либо выручка от реализации, либо средства, перечисленные от головной организации.

При этом метод учета реализации товаров работ, услуг , а также приобретения и оплаты товарно-материальных ценностей мало чем отличается от метода учета в самостоятельной организации. В случае же, когда банковского счета у подразделения нет, все расчетные операции осуществляются с банковского счета головной организации. Тогда вне зависимости от места обособленного подразделения в технологическом процессе организации, у такого подразделения всегда прослеживаются значительные обороты по счету 79 "Внутрихозяйственные расчеты".

Хозяйственная операция Корреспонденция счетов Центральная бухгалтерия Бухгалтерия филиала Д-т К-т Д-т К-т Филиалом приобретены основные средства и материалы, приняты услуги подрядчиков и пр. При этом учет расчетов дебиторской и кредиторской задолженности ведется филиалом. При заключении хозяйственного договора филиал уведомляет головное подразделение о необходимости осуществить платеж. В уведомлении содержится вся нужная информация: реквизиты получателя, сумма, срок платежа и пр.

К уведомлению должны быть приложены счета на оплату. В свою очередь, о совершении платежа головное подразделение уведомляет филиал и направляет ему копию платежного документа. При зачислении выручки на расчетный счет головное подразделение аналогичным образом уведомляет филиал о данном факте.

Однако взаимодействие филиала и головной организации может быть построено и на иной основе. Функции учета расчетов, отслеживания дебиторской и кредиторской задолженности могут быть переданы в расчетное подразделение головной организации. Поскольку все операции производятся расчетным подразделением головной организации без привлечения обособленных подразделений, то при такой системе легко отслеживать и сверять дебиторскую и кредиторскую задолженность, проводить зачеты однородных требований в тех случаях, когда разные обособленные подразделения ведут расчеты с одними и теми же контрагентами.

Схема взаимодействия из предыдущего примера будет выглядеть следующим образом: Хозяйственная операция Корреспонденция счетов Центральная бухгалтерия Бухгалтерия филиала Д-т К-т Д-т К-т Филиалом приобретены основные средства и материалы, приняты услуги подрядчиков и пр.

Во внутренних балансах обособленных подразделений счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты" отражается отдельной строкой как задолженность перед головной организации или задолженность головной организации. Однако в общем сводном балансе организации сальдо по данному счету всегда должно быть равно нулю. Счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты" может иметь сальдо только во внутренних балансах подразделений.

Причины, в результате которых данное требование не выполняется, могут быть самые различные, например, неправильное заполнение расчетных документов или ошибки бухгалтера. Одной из причин может быть также временной разрыв в отправке и получении имущества: головное подразделение отразило передачу материалов филиалу, а филиал данные материалы еще не получил и не отразил их в учете "зеркальной" проводкой. В указанном случае организация должна обеспечить учет имущества, находящегося в пути, на балансе передающей или принимающей стороны.

Кроме того, временной разрыв в отражении хозяйственных операций в учете может возникнуть и из-за проблем в документообороте: головное подразделение отправило филиалу, не имеющему банковского счета, уведомление о зачислении выручки на расчетный счет, а филиал это уведомление не получил и, соответственно, не отразил хозяйственную операцию в учете.

Сверка взаиморасчетов в конце отчетного периода должна осуществляться также в части дебиторской и кредиторской задолженности. Как уже отмечалось выше, в случае, если обособленные подразделения организации не имеют банковских счетов и при этом учет расчетов с контрагентами осуществляется специализированным расчетным центром головной организации, проблем с выверкой задолженности, как правило, не возникает.

Во всех остальных случаях для составления сводного баланса организации необходимо выявление взаимной задолженности - один и тот же контрагент у одного подразделения может оказаться дебитором, а у другого - кредитором.

В сводном балансе организации такая задолженность должна быть "свернута" по таким видам расчетов необходимо провести зачет встречных однородных требований. Особенности формирования внутренней отчетности Как уже отмечалось в данной статье, по окончании отчетного периода обособленные подразделения, выделенные на отдельный баланс, составляют внутреннюю бухгалтерскую отчетность, данные которой включаются в общую сводную отчетность организации.

В зависимости от степени законченности внутренней отчетности обособленные подразделения можно условно разделить на два вида: подразделения, определяющие собственный финансовый результат и подразделения, его не определяющие.

Подразделения, не определяющие финансовый результат , как правило, являются либо затратными подразделениями, финансируемыми на основе сметы расходов головной организацией, либо подразделениями, сформированными по функциональному принципу, то есть самостоятельно выполняющими не весь производственный цикл, а лишь отдельную его часть, этап, процесс.

Очевидно, что наделять правом определять финансовый результат отдельное снабженческое или производственное подразделение не имеет экономического смысла. Такое подразделение по отчетности будет всегда убыточным, что не имеет никакого отношения к реальному финансовому состоянию.

Та же ситуация и со сбытовым подразделением - выручка, уменьшенная лишь на расходы по содержанию такого подразделения, даст значительный обЪем прибыли, никоим образом не отражающий реальную рентабельность продукции.

Подразделения, не определяющие собственный финансовый результат, ежемесячно по авизо передают свои накопленные доходы и расходы на баланс головной организации. Состав внутренней отчетности предполагает заполнение только бухгалтерского баланса, а отчет о прибылях и убытках при этом не составляется.

При таком варианте организации учетного процесса финансовый результат определяется только в целом по организации.

Каждому документу свой срок хранения

Заказать звонок. За 10 лет своего существования Академия сделала себе имя на рынке консалтинга и аудита: проводя тематические семинары и тренинги как для тех, кто делает первые шаги в создании бизнеса, так и для специалистов и руководителей самого высокого уровня. N 43н. Иначе говоря, для составления бухгалтерской отчетности всего предприятия показатели бухгалтерских балансов, а также отчетов о прибылях и убытках суммируются. Очевидно, что при этом учетная политика, выбранная компанией, должна быть едина для всех ее филиалов, представительств и иных подразделений. Филиалы и иные обособленные подразделения не вправе применять принципы учета, отличающиеся от принципов, утвержденных головным офисом.

Как хранить бухгалтерские документы

В этом материале экспертов 1С о том, как настроить и вести учет операций обособленного подразделения, не выделенного на отдельный баланс. Согласно ст. Обособленное подразделение не является юридическим лицом. Оно наделяется имуществом, создавшим его юридическим лицом, и действует на основании утвержденных им положений. Согласно статье 11 НК РФ обособленное подразделение организации — любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение.

Обособленные подразделения: как вести бухгалтерский и налоговый учет

Капаева, консультант по налогам. Нормативная база. Согласно Правилам ведения бухгалтерского учета субъекты обеспечивают оперативное в случаях необходимости пользования теми или иными материалами , временное долговременное и постоянное хранение документов. Меры по организации оперативного хранения документов определяются руководством субъекта, и включают в себя установление лица или лиц - по отдельным направлениям деятельности , ответственного ых за формирование и полноту документов, подлежащих специальному учету и хранению. Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом подготовить: однородные первичные документы формируют в дела. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве субъекта, с указанием сроков их хранения, оформляемый в соответствии с действующим законодательством РК о Национальном архивном фонде и архивах. Постоянное, временное хранение документов субъекта обеспечивается самостоятельно при наличии собственного специально оборудованного помещения или путем передачи документов на хранение в соответствующие архивные учреждения за счет средств субъекта. Законченные делопроизводством дела после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче для постоянного хранения, подлежат оформлению и описанию в соответствии с действующим законодательством РК о Национальном архивном фонде и архивах. Согласно пункту 4 статьи 59 НК учетная документация хранится до истечения срока исковой давности, установленного статьей 46 настоящего Кодекса для каждого вида налога или другого обязательного платежа, к которому относится такая документация, начиная с налогового периода, следующего за периодом, в котором составлена учетная документация, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи. Согласно статьи 43 ГК РК филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все или часть его функций, в том числе функции представительства.

Документирование хозяйственных операций

Журнал "Налоги и платежи". Деятельность коммерческой организации часто не ограничивается территорией одного муниципального образования. Тогда организация создает филиалы и представительства - обособленные подразделения, расположенные вне места нахождения организации. В настоящей статье рассматриваются правовые аспекты деятельности таких организаций, а также особенности их бухгалтерского учета и налогообложения. Представительство отличается от филиала своим функциональным назначением: оно представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту. Филиал же осуществляет все функции организации или их часть, в том числе и функции представительства.

В налоговом учете также запрещено формировать показатели налоговой отчетности без надлежащим образом оформленного первичного документа.

Чулков Н. На страницах нашего журнала неоднократно освещались вопросы, связанные с деятельностью обособленных подразделений. В частности, мы писали о признаках подразделений, их создании, особенностях заполнения деклараций по отдельным налогам.

Филиалы и иные обособленные подразделения юридических лиц

ООО зарегистрировано по одному адресу, деятельность ведется по другим адресам, открыты ОП везде используются кассовые аппараты. Какие документы должны находится непосредственно на точках ОП и будут требовать при проверке ФНС, а какие хранятся в бухгалтерии, и когда и как их могут проверять? Также необходимы следующие документы: - договор аренды или свидетельство о праве собственности помещения, в котором ООО обслуживает население; - медицинские книжки с отметками о прохождении медицинского обследования всех сотрудников если они предусмотрены по виду деятельности ; - копия договоров с организациями, производящими вывоз отходов; - санитарно-эпидемиологическое заключение; - копия ЕГРЮЛ; - документы на ККМ, - документы на товары, в т. Все остальные документы по деятельности ООО могут храниться в головной организации, в частности: - протоколы о создании Общества; - решения учредителей о создании ООО; - документ, который подтверждает госрегистрацию фирмы; - правоустанавливающие документы, которые подтверждают наличие имущества у ООО; - бумаги, связанные с выпуском ценных бумаг, включая облигации; - протоколы заседаний и собраний разных органов Общества; - положения о представительствах и филиалах ООО; - заключения органов контроля; - перечень аффилированных лиц; - другие документы, наличие которых предусмотрено действующим законодательством. Кроме того, в головной организации должны храниться все кадровые документы и документы по расчетам с поставщиками, кассовые документы. Плановые проверки в отношении ИП и юридических лиц могут проводиться не чаще чем один раз в три года.

Организация и хранение электронных документов

У меня тогда возникает встречный вопрос по документальному оформлению кассовых операций. Регистрация приходно-кассового ордера и расходно-кассового ордера должна иметь отдельный номер указывающий последовательную регистрацию именно ОП , что это выручка либо расход именно ОП? И копии листов ОП должны подшиваться именно в общую кассовую книгу организации?

Документооборот в филиалах, представительствах, обособленных структурных подразделениях

Первичные документы необходимы для ведения бухгалтерского учета и налогообложения. В статье — перечень наиболее востребованных типовых бланков, справочники на год и ссылки на полезные сервисы. Эти справочники помогут вам оформить первичные документы в соответствии со всеми требованиями законодательства:. Первичные документы - это имеющее юридическую силу подтверждение факта совершения хозяйственной операции и ее количественных показателей, например, стоимости объекта учета в рублях. Отсутствие первичных документов - это серьезное нарушение налогового законодательства. При большом объеме операций составление необходимых документов может занимать много времени.

На бухгалтерских форумах нередко ведутся споры о том, как правильно хранить полученные от поставщиков счета-фактуры. Одни налогоплательщики утверждают, что эти налоговые документы следует хранить строго в хронологическом порядке отдельно от другой "первички". Другие с ними не соглашаются, считая, что гораздо удобнее скреплять счета-фактуры с оригиналами товарных накладных актов выполненных работ. Кто-то придерживается точки зрения, что хранить счета-фактуры нужно в той последовательности, в которой они отражаются в книге покупок, иной вариант — по каждому контрагенту отдельно. В общем, мнения по данному вопросу расходятся.

Как известно, любая хозяйственная операция должна быть зафиксирована в первичном документе. В противном случае отражение хозоперации на счетах бухгалтерского учета будет неправомерным. А какой же документ считать первичным? Об этом знает п. В соответствии с этим пунктом первичные документы — это документы, созданные в письменной или электронной форме, которые содержат сведения о хозяйственных операциях, включая распоряжения и разрешения администрации собственника на их проведение. В то же время отметим, что, по мнению Минфина см. Оно лишь подтверждает разрешение дает указание работникам предприятия передать имущество и не фиксирует самого факта осуществления хозяйственной операции по передаче такого имущества. Хотя в отдельных случаях приказ руководителя все же может выступать в качестве первичного документа. Это, например, приказ о командировке, в котором, в частности, установлена сумма суточных расходов командированного работника.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 4
  1. Глафира

    Совершенно согласна.

  2. Вера

    Тема интересна, приму участие в обсуждении. Вместе мы сможем прийти к правильному ответу. Я уверен.

  3. Леокадия

    Я буду ориентироваться при выборе лишь на свой вкус. Никаких других критериев для выкладываемой тут музыки не будет. Что-то по-моему мнению больше подходит длля утреннего прослушивания. Чт-то - для вечернего.

  4. Лилиана

    По-моему, Вы ошибаетесь.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных